Organisationsentwicklung
Stellen Sie Ihre Organisation effizient auf! Mit klaren Strukturen, schlanken Prozessen und praxistauglichen Lösungen steigern Sie Ihre Wirkung und den Service für Bürger:innen. Sie sparen Zeit und Geld – und schaffen mehr mit dem vorhandenen Personal. LennardtundBirner unterstützt Sie mit Analyse, Handlungsempfehlungen und konkreter Umsetzung bei der Organisationsentwicklung.
Unser Angebot
Doppelstrukturen vermeiden. Ressourcen gezielt nutzen.
Sparzwang, Stellenstopp, steigende Erwartungen – Kommunen stehen unter Druck. Wir helfen, Spielräume zurückzugewinnen: durch klare Zuständigkeiten, effiziente Prozesse und konkrete Lösungen, die sofort entlasten – ohne zusätzliches Personal.
Wie wir vorgehen
1. Analyse des Status Quo
Auf Basis unserer langjährigen Erfahrung analysieren wir Geschäftsverteilungspläne, Organigramme und vorhandene Strukturen. Wir werfen einen neutralen Blick von außen auf Ihre Organisation, der intern oft schwer möglich ist. Eingefahrene Routinen, über längere Zeit oder durch geförderte Projekte gewachsene Doppelstrukturen und unklare Zuständigkeiten sind von innen heraus weniger klar erkennbar und schwer zu hinterfragen. Unsere externe Perspektive hilft Ihnen, organisatorische Brüche zu erkennen.
2. Umfassender Beteiligungsprozess
Organisationsentwicklung gelingt nur, wenn Führungskräfte und Mitarbeitende aktiv einbezogen werden. Deshalb setzen wir auf einen klar strukturierten Beteiligungsprozess, der interne Expertise nutzt, Akzeptanz schafft und Veränderungen anschlussfähig macht.
- Tiefeninterviews mit der Führungsebene
Zum Auftakt führen wir strukturierte Gespräche mit Fachbereichs- und Geschäftsbereichsleitungen. Hier geht es um Aufgaben, Prozesse, Schnittstellen und organisationstypische Besonderheiten. Die Interviews folgen einem bewährten Fragebogen – individuell angepasst auf Ihre Verwaltungsstruktur. - Gemeinsame Analyse und erste Rückkopplung
Die Analyse des Status Quo und abgeleitete Handlungsfelder werden der Führungsebene vorgestellt, diskutiert und geschärft. - Diskussion mit dem Führungskreis
Die Handlungsfelder werden im Führungskreis vertieft besprochen. Ziel: praxisnahe Einschätzungen, Perspektivenwechsel und konkrete Handlungsbedarfe. Das schafft frühe Klarheit über Veränderungsbedarfe. - Zukunftswerkstatt mit Führung und Mitarbeitenden
In moderierten Workshops arbeiten wir mit ausgewählten Führungskräften und Mitarbeitenden an der künftigen Themenstruktur und Zusammenarbeit: Welche Themen brauchen neue Prozesse und Strukturen? Wie können die Aufgaben neu zugeschnitten werden? Welche Einheiten lassen sich besser verzahnen? - Beteiligung über strukturierte Aufgabenanalysen
Wenn gewünscht, nutzen wir digitale Tools zur Aufgaben- und Prozessabfrage auf Mitarbeiterebene. Dabei entsteht ein datenbasiertes Bild, das zeigt, wo es Unterschiede in der Wahrnehmung gibt – etwa zwischen Fachbereichsleitung und Team. - Organisationsvorschlag – mit Rückkopplung
Der finale Vorschlag zur künftigen Struktur wird erneut mit der Führung abgestimmt – optional auch mit ausgewählten Mitarbeitenden diskutiert. So entsteht ein tragfähiges, abgestimmtes Ergebnis mit hoher Umsetzungswahrscheinlichkeit.
3. Aufwandsanalyse
Ergänzend bieten wir optional eine digitale Zeiterfassung über mehrere Wochen an. Damit lässt sich minutengenau nachvollziehen, an welchen Themen und Aufgaben tatsächlich gearbeitet wird. So werden parallele Tätigkeiten, wiederkehrende interne Abstimmungsprozesse und zeitintensive Schnittstellen sichtbar. Gleichartige Themen lassen sich systematisch identifizieren, Aufwandsschwerpunkte werden transparent – eine wertvolle Grundlage für fundierte Organisationsentscheidungen.
4. Zukunftswerkstatt
Die Zukunftswerkstatt ist das Herzstück unseres Beteiligungsprozesses. Hier bringen wir Führungskräfte und ausgewählte Mitarbeitende an einen Tisch – mit dem Ziel, erkannte Handlungsbedarfe in konkrete, zukunftsgerichtete Schritte zu überführen.
Auf Basis der vorhergehenden Analyse entwickeln wir gemeinsam tragfähige Ideen für die zukünftige Zusammenarbeit: Welche Themen sind prioritär? Wie können Kundenkontakte optimiert werden? Wie können Prozesse besser verzahnt werden? Welche Zuständigkeiten sollten neu zugeschnitten werden? Wo entstehen Synergien, wenn Teams anders zusammenarbeiten?
In moderierten Workshops entstehen praxisnahe Lösungen – zugeschnitten auf die Realität vor Ort. Die Teilnehmenden erleben sich dabei nicht nur als Betroffene, sondern als aktive Mitgestalter:innen des Wandels. Das schafft Akzeptanz, Motivation und eine solide Grundlage für die spätere Umsetzung.
5. Organisationskonzept
Alle Ergebnisse und Impulse aus Analyse, Beteiligung und Zukunftswerkstatt fließen in ein maßgeschneidertes Organisationskonzept ein. Es bildet das Fundament für eine zukunftsfähige Verwaltungsstruktur – eindeutig, praxistauglich und auf Ihre Rahmenbedingungen zugeschnitten.
Wir legen großen Wert darauf, nicht nur interne Abläufe zu ordnen, sondern die Perspektive Ihrer Kunden – Unternehmen, Bürger:innen, Gäste etc. – konsequent mitzudenken. Wir denken vom Anliegen und Thema her – und nicht vom Zuständigkeitsprinzip. Das Organisationskonzept zeigt realistische Schritte auf, wie Sie mit Ihren vorhandenen Ressourcen mehr Wirkung erzielen, Service verbessern und interne Reibungsverluste minimieren.
6. Kommunikation
Organisationsentwicklung betrifft Menschen – und löst deshalb oft Verunsicherung aus. Mitarbeitende fragen sich, was sich für sie verändert. Personalräte erwarten Transparenz und Mitgestaltung. Auch die Öffentlichkeit kann aufmerksam werden, etwa durch politische Diskussionen.
Wir begleiten den Prozess mit einem durchdachten Kommunikationskonzept, abgestimmt auf Ihre Organisation, Ihre Beteiligten und Ihre Dynamiken. Wir unterstützen Sie dabei, zur richtigen Zeit die richtigen Botschaften zu setzen – offen, klar und verbindlich. So schaffen Sie Vertrauen und Orientierung, statt Raum für Spekulation.
Ob interne Kommunikation, Präsentationen für Gremien, Stakeholder-Dialog oder Medienansprache: Wir beraten bei der Auswahl geeigneter Formate, Inhalte und Kanäle und schreiben Pressemitteilungen. Wenn es einmal schwierig wird, stehen wir Ihnen für eine professionelle Krisenkommunikation zur Seite.
Unsere Referenzen
Unsere Kundenstimmen
Die Zusammenarbeit mit LennardtundBirner war für uns äußerst erfolgreich. Dank der professionellen Beratung und Expertise konnten wir den passenden Bewerber für das Gewerbegrundstück auswählen und den Verkaufsprozess effizient und zielgerichtet gestalten. Auch im Hinblick auf das Transparenzgebot des Verfahrens und der dazugehörigen Dokumentation des Prozesses war die Beteiligung von LennardtundBirner als neutrales Fachbüro nötig und wertvoll. Die klare Kommunikation und das tiefgehende Marktverständnis von LennardtundBirner haben maßgeblich zum Erfolg dieses Projekts beigetragen. Wir freuen uns auf eine weiterhin erfolgreiche Zusammenarbeit.
Ich schätzte die Offenheit von LennardtundBirner. Ich brauche keine Lobhudelei. Nur so verhindere ich, dass mein Standort abgehängt wird.
Ich kenne Jörg Lennardt und einen Teil des Teams seit Jahren und habe mich wirklich gefreut, dass LennardtundBirner uns in dem Zukunftsprojekt begleitet. LennardtundBirner will kein vorgefertigtes Produkt verkaufen, sondern den Kunden verstehen und begleiten. Da habe ich in meinen langen Jahren in der Leitung einer Wirtschaftsförderung schon ganz andere Erfahrungen gemacht.
Weitere Strategien für Ihren Wirtschaftsstandort
FAQ - Häufig gestellte Fragen
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Was tun Sie, damit Beschlüsse auch wirklich umgesetzt werden?
Unsere Vorschläge sind machbar, anschlussfähig und auf Ihre Realität zugeschnitten. Wir erarbeiten konkrete Umsetzungsschritte gemeinsam mit Führungskräften und Mitarbeitenden und binden sie so in den Prozess mit ein. Unser begleitendes Kommunikationskonzept ist darauf ausgelegt, aufkommende Krisen, Missverständnisse oder auch Hidden Agendas zu erfassen. Aufgrund unserer langjährigen Erfahrung in der Kommunikationsarbeit für Kommunen wissen wir, wie wir reagieren müssen. Auf Wunsch begleiten wir auch die Einführung des Konzepts und stellen es in Gremien vor, von Ausschüssen über Fraktionssitzungen bis zu den Räten.
Wie gehen wir mit Widerständen um?
Veränderungen lösen oft Unsicherheit aus. Deshalb binden wir Führungskräfte und Mitarbeitende frühzeitig ein. Durch Transparenz, Beteiligung und klare Kommunikation entsteht Vertrauen – und Veränderung wird mitgestaltet, nicht verordnet. Selbstverständlich gibt es immer wieder Widerstände, die auch der beste Beteiligungsprozess nicht auflösen kann. Hier beraten wir die Führungskräfte zur Abstimmung und zu Botschaften.
Wie läuft die Aufwandsanalyse ab?
Wir empfehlen für die Genauigkeit einer Aufwandsanalyse ein digitales Zeiterfassungssystem. Zunächst werden mit den Mitarbeitenden Aufgabenblöcke besprochen, auf welche die Zeiten gebucht werden. Diese werden im digitalen System erfasst, zum Beispiel Kundenkontakt, interne Abstimmung, Vorbereitung Veranstaltung etc. Diese Aufgabenblöcke werden individuell mit den Mitarbeitenden abgestimmt. Während der Zeiterfassung buchen die Mitarbeitenden ihre Zeit digital auf die entsprechenden Aufgabenblöcke ein. Am Ende ergibt sich so ein minutengenaues Bild, an was am Tag gearbeitet wurde und welche Aufgaben welchen Zeitaufwand benötigen.
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